Sisukord
“Helista, lepime aja kokku.” Järgneb neli e-kirja ja kaks edasi lükatud kohtumist. Google Workspace lahendab selle probleemi lisatasuta broneerimislehtedega (appointment schedules), mis on Google’i kalendris sees. Ühe broneerimislehe saab luua ka Business Starteri ja isikliku Google’i kontoga; mitu lehte, kaaskorraldajad, mitme kalendri kontroll, automaatsed e-posti meeldetuletused ja broneerija e-posti aadressi kinnitamine on tasuliste väljaannete lisafunktsioonid. Meie kogemuse järgi kasutatakse neid harva, peamiselt sellepärast, et keegi ei tea, et need üldse olemas on.
Kuidas sisse lülitada
- Avage Google Calendar, vajutage Create ja valige Appointment schedule.
- Määrake vabad ajad, kohtumise kestus ja puhveraeg (paus) kohtumiste vahel.
- Lülitage sisse Meeti link, kui kohtumine toimub veebi teel.
- Kopeerige lehe link ning lisage see e-kirja allkirja ja kodulehele.
Klient näeb ainult vabu aegu. Kui kontrollitavasse kalendrisse tuleb uus sündmus, kaob see aeg valikust. Topeltbroneeringud saavad läbi, aga ainult siis, kui saadavuse seaded on õiged. Sellest räägib järgmine osa.
Enne lingi avaldamist: viis seadet
- Kontrollitavad kalendrid. Leht kontrollib hõivatust ainult nendes kalendrites, mille määrate jaotises Calendars checked for availability. Kui töökohtumised on teises kalendris või kaaskorraldaja kalendris, tuleb need eraldi lisada, muidu pakub leht aega, mil olete juba hõivatud.
- Puhveraeg ja minimaalne etteteatamisaeg. Määrake paus kohtumiste vahele ja see, kui kaua enne algust saab veel broneerida, et te ei saaks broneeringut viis minutit enne kohtumist.
- Ajavöönd. Leht näitab aegu broneerija brauseri ajavööndis. Määrake oma saadavus enda ajavööndis ja kui kliendid on väljaspool Eestit, kontrollige lehte ka teisest regioonist.
- Tühistamine ja edasilükkamine. Kinnituskirjas saab klient lingi, millega kohtumist edasi lükata või tühistada; otsustage, mis ajani see on lubatud, ja kirjutage see lehe kirjeldusse.
- Broneerija e-posti aadressi kinnitamine. Tasulistes väljaannetes, kus lisafunktsioonid on olemas, saab nõuda, et broneerija kinnitaks oma e-posti aadressi; see piirab võltsbroneeringuid avalikul lehel.
Kas Calendlyt on vaja?
| Calendari broneerimisleht | Calendly jt | |
|---|---|---|
| Hind | Google’i kontos sees; lisafunktsioonid tasulistes väljaannetes | Tasuta ja tasulised plaanid; kontrollige kehtivat pakkumist |
| Sünkroonimine | Sama kalender, pole midagi sünkroonida | Veel üks integratsioon, mis võib katkeda |
| Meeskonna planeerimine | Kaaskorraldajad ja mitme kalendri kontroll | Laiemad võimalused (round-robin jt) |
| Andmed | Jäävad teie Workspace’i keskkonda | Veel ühe teenusepakkuja juures, kellel on eraldi juurdepääs teie kalendrile |
Ausalt: kui on vaja keerukat meeskonna rotatsiooni, on Calendly tugevam. Enamikus väikeettevõtetes, mida näeme, teeb sisseehitatud leht sama ära, ilma lisatasu ja uue integratsioonita.
“Broneerides ei näe ma kolleegide kalendreid”
Teine sagedasem küsimus. Kui sündmust või broneeringut luues ei ole kolleegide hõivatus näha, on põhjus peaaegu alati kalendri jagamise seadetes:
- Halduskonsoolis (Admin console): Apps → Google Workspace → Calendar → Sharing settings, organisatsioonisisene jagamine peab olema vähemalt “See only free/busy”. See on uute kalendrite vaikeseade, mida iga kasutaja saab ise laiendada või kitsendada.
- Iga kasutaja juures: kalendri seadetes jaotises Share with people in your organization peab jagamine olema sisse lülitatud. Kui kolleeg on selle välja lülitanud, ei aita administraatori vaikeseade.
- Kui kolleeg on kalendrit jaganud ainult “free/busy” tasemel, näete hõivatust, aga mitte sündmuste pealkirju. See on seade, mitte viga.
- Kaaskorraldajatega broneerimislehe puhul: kaaskorraldaja lisamine ei tähenda veel, et leht kontrollib tema kalendrit. See tuleb kontrollitavate kalendrite nimekirja eraldi lisada.
Need seaded on osa korralikust Google Workspace’i juurutusest, nagu ka jagatud draivid ja turvapoliitikad.
Üks praktiline nõuanne
Looge broneerimisleht ka ettevõttesiseseks kasutuseks, näiteks “IT-küsimuste pooltund”. Kolleegid broneerivad aja ise ja “kas sul on hetk?” katkestusi keset päeva jääb märgatavalt vähemaks.
Soovite, et broneerimislehed lihtsalt töötaksid? Seadistame saadavuse, kaaskorraldajad ja kalendrite jagamise, testime ajavööndeid ja tühistamist ning koolitame vastutajaid. Registreeruge tasuta 30-minutilisele auditile või helistage +371 22 30 50 90.
