Sisukord
Saabub tellimuse uuendamise teade ja summa on jälle kasvanud. Maksate juba Google Workspace’i eest, igal töötajal on Drive, aga failid elavad endiselt ShareFile’is, Boxis, Egnyte’is või Dropboxis, sest “seal on need alati olnud”. Nende üleviimine Google’i jagatud draividele on põhjendatud otsus. Seda teha kaustu Drive for desktopis lohistades ei ole, ja just nii algab enamik õudusjutte.
See on protsess, mida kasutame meie. See on kõigil neljal platvormil sama; erineb ainult ekspordisamm.
Miks jagatud draiv, mitte kellegi Minu draiv
Minu draivi failid kuuluvad inimesele. Kui see inimene lahkub, jäävad failid peatatud kontole, kuni keegi need üle kannab või kustutab, ja see on käsitsi samm, mis läheb meelest. Jagatud draiv kuulub organisatsioonile: liikmed tulevad ja lähevad, failid jäävad, ja ligipääs antakse peamiselt draivi liikmesuse kaudu, säilitades võimaluse eranditeks üksikute failide ja kaustade puhul. Kui korrastate samal ajal ka vana Minu draivi, lugege kõigepealt, kuidas viia failid jagatud draivile, lõhkumata linke ja ligipääsu. Kõik allpool eeldab, et sihtkoht on üks või mitu jagatud draivi.
Piirangud, mis määravad teie kaustastruktuuri
Jagatud draividel on piirangud, mida ShareFile’il, Boxil ja Egnyte’il ei ole, ja struktuur tuleb planeerida neile vastavalt, enne kui esimene fail üle viiakse:
- 500 000 üksust ühel jagatud draivil, arvestades faile, kaustu, otseteid ja prügikastis olevaid üksusi. Õigus- või inseneribüroo kümne aasta ShareFile’i arhiiv ületab selle kergesti. Jagage osakondade, aastate või klientide kaupa.
- Kaustade sügavus. Tehniline piirang on 100 pesastustaset, milleni keegi ei jõua, aga Windowsi failiserveritest pärit 200 ja enama märgiga ning 15 tasemega teed on märk, et struktuuri tuleb nagunii lamedamaks teha.
- Üleslaadimise maht ühe kasutaja kohta päevas (praegu 750 GB) ja ühe faili maksimaalne suurus 5 TB. Migratsioonitööriistad jaotavad koormuse mitme konto vahel ja järgivad neid piiranguid teie eest; inimene Drive for desktopiga jõuab nendeni teisel päeval.
- Liikmesus. Ligipääs antakse jagatud draivi tasemel, ja üksikute kaustade ja failide jagamine on erand. Kui teie Boxi struktuur põhineb sadadel kaustatasandi õigustel, planeerige lihtsustamist, aga ärge lahendage seda nii, et annate tervele osakonnale ligipääsu kõigele.
Viieastmeline protsess
1. Inventuur
Eksportige allikast täielik failide loend: tee, suurus, omanik, viimased muutused, jagamine, sealhulgas välised koostööpartnerid. Iga platvorm pakub aruannet või administraatori API-t. Sorteerige viimase muutmise kuupäeva järgi: meie tehtud migratsioonides ei ole enamikku mahust aastaid muudetud (muudetud ei ole sama mis loetud, seega enne arhiveerimist kinnitage vastutava meeskonnaga). Otsustage juba nüüd, mis läheb väikese liikmete arvuga arhiivi jagatud draivile ja mis töödraividele, ja pange kirja ligipääsumaatriks, mida ootate pärast näha.
2. Sihtkoha kavand
Kaardistage allika ülemise taseme kaustad jagatud draividele. Nimetage draivid selle järgi, kuidas inimesed töötavad (“Rahandus”, “Projektid 2026”, “Klient X”), mitte selle järgi, kuidas vana süsteem oli korraldatud. Looge draivid, lisage haldurid ja leppige kokku ligipääsumudel: kes on Manager, Content manager, Contributor, Viewer.
3. Piloot ühe osakonnaga
Migreerige kõigepealt ühe meeskonna andmed, ideaalis esindusliku meeskonna, kellel on koordinaator, kellel on aega. Kontrollige üksuste arvu inventuuri vastu, võrrelge ligipääsumaatriksit enne ja pärast (sealhulgas ühe välise koostööpartneri ja ühe tavatöötajaga, mitte ainult administraatoriga), avage halvimad failid (suured CAD-joonised, väliste linkidega arvutustabelid, ebatavaliste märkidega nimedega failid). Parandage protsess, siis skaleerige.
4. Massülekanne
Kasutage tööriista, mitte inimest. Valik sõltub allikast:
- Box ja failiserverid: Google’i enda Workspace Migrate toetab neid allikaid ning kaardistab kaustastruktuuri ja õigused. See vajab Windowsi serverit, millel töötada, ja päris seadistustööd, ning see on kaasas ainult teatud väljaannetes (sealhulgas Business Standard ja Plus), seega kontrollige kõigepealt oma väljaannet.
- Dropbox: Google’i Data import tool (halduskonsoolis (Admin console)) on Dropboxi konnektor. See kannab üle failid ja teatud õiguste komplekti; see ei kanna üle failide varasemaid versioone ega Dropbox Paperi dokumente. Enne kui midagi lubate, lugege läbi selle piirangute leht.
- Citrix ShareFile ja Egnyte: kas eksportige kõigepealt failiserverile ja migreerige sealt Workspace Migrate’iga, või kasutage cloud-to-cloud migratsiooniteenust. Usaldusväärseid on mitu; need võtavad tasu gigabaidi või kasutaja kohta ja säästavad teile vaheserveri.
- Väikesed mahud: mõne kasutaja ja kümnete gigabaitide puhul on hästi korraldatud käsitsi üleviimine Drive for desktopiga vastuvõetav, partiide kaupa, kontrollnimekirja ja lõpus loendamisega. Piir ei ole arv; see on see, kas üks inimene suudab veel iga kausta käsitsi üle kontrollida.
5. Üleminek ja kirjutuskaitstud režiim
Teatage kuupäev. Sel kuupäeval muutub allikas kirjutuskaitstuks, viimane deltamigratsioon võtab failid, mida on muudetud pärast massülekannet, ja jagatud draividest saab ainus koht, kuhu salvestada. Hoidke allikat kirjutuskaitstuna, kuni vastuvõtukriteeriumid on täidetud (arvud klapivad, pistelised kontrollid läbitud, meeskonnad kinnitanud, säilitamiskohustused kaetud), tavaliselt 30 kuni 90 päeva, seejärel tühistage migratsioonitööriista ligipääsuload ja sulgege tellimus.
Mis läheb katki ja kuidas seda vältida
- Lingid dokumentides ja e-kirjades. Lingid ShareFile’i või Boxi failidele ei muutu Drive’i linkideks; need töötavad ainult nii kaua, kuni allikas on elus, ja siis lakkavad. Leevendus: migreerige vaiksel perioodil ja hoidke kirjutuskaitstud allikas kättesaadav, kuni inimesed järjehoidjaid ja malle uuendavad.
- Õigused, mis ei kaardistu. Boxi koostööpartnerite mudelil üksikute kaustade puhul ja Egnyte’i detailsetel õigustel ei ole täpset vastet. Arvestage, et annate ligipääsu iga jagatud draivi kaupa, säilitate väikese arvu kaustatasandi erandeid ja loote lisadraive seal, kus kaust tõesti vajab teist sihtrühma. Võrrelge ligipääsumaatriksit enne ja pärast; ärge eeldage, et tööriist tegi kõik õigesti.
- Välised koostööpartnerid. Jagatud draividel võivad välised liikmed olla ainult siis, kui halduskonsool seda lubab (Apps, Google Workspace, Drive and Docs, Sharing settings). Otsustage poliitika enne migratsiooni, muidu ebaõnnestub tööriist nende kasutajate puhul vaikselt.
- Failinimed. Drive ise võtab vastu peaaegu kõike, aga Drive for desktop Windowsis pärib Windowsi reeglid: punkti või tühikuga lõppevad nimed, reserveeritud nimed ja väga pikad teed tekitavad hiljem sünkroonimisvigu. Korrastage need allikas.
- Office’i failid. Säilitage need .docx- ja .xlsx-failidena. Ärge teisendage migratsiooni ajal Google’i vormingutesse; teisendage ainult failid, mida inimesed tõesti koos muudavad, hiljem ja teadlikult. Makrod ja arvutustabelite välised lingid teisendamist üle ei ela.
- Versiooniajalugu. Kontrollige valitud tööriista võimaluste tabelit: mitu kannab üle ainult praeguse versiooni. Kui õiguslik säilitamine või audit nõuab täielikku ajalugu, eksportige see enne allika sulgemist eraldi.
- Ajatemplid. Mõni tööriist seab “muudetud” migratsiooni kuupäevaks. Kontrollige piloodis; Workspace Migrate ja paremad kommertstööriistad säilitavad algsed kuupäevad.
Kui kaua see võtab ja kui palju maksab
Näide meie enda projektidest, mitte pakkumine: 20 kuni 100 inimese ja 0,5 kuni 3 TB andmetega ettevõttel kulub tavaliselt kaks kuni neli nädalat inventuurist üleminekuni, ja massülekanne ise toimub mõne öö jooksul. Kulud on peamiselt tunnid: inventuur ja kavand, piloot, kommunikatsioon ja kaks nädalat “kuhu mu kaust jäi” küsimusi pärast. Cloud-to-cloud teenused lisavad tasu terabaidi kohta. Pange see tühistatava tellimuse aastakulu kõrvale, ja teil on äriline põhjendus.
Ja aus osa: kui teie töövood põhinevad funktsioonidel, mida allikaplatvorm teeb hästi ja Drive mitte, näiteks ShareFile’i kliendiportaalid e-allkirjaga või Egnyte’i hübriidne kohalik vahemälu, vaadake need vood enne migratsiooni üle. Oleme ettevõtetele soovitanud jätta väike ShareFile’i konto klientide üleslaadimisteks ja viia kõik muu üle. See on legitiimne vastus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ShareFile’ist saab migreerida otse Google Drive’i?
Google ei paku ShareFile’ile otsest konnektorit. Kas eksportige failiserverile ja kasutage Google Workspace Migrate’i, või kasutage kolmanda osapoole cloud-to-cloud migratsiooniteenust, mis toetab mõlemat otsa.
Kas minu Boxi või Dropboxi jagamisõigused kanduvad üle?
Osaliselt. Sisemiste kasutajate õigused kaardistuvad jagatud draivi rollidele; kaustatasandi erandid ja välised koostööpartnerid tuleb uuesti luua või anda draivi tasemel. Planeerige lihtsam mudel, kui teil täna on.
Kas Wordi ja Exceli failid tuleb teisendada Google’i dokumentideks ja arvutustabeliteks?
Ei. Drive hoiab ja eelvaatleb Office’i faile nende algses vormingus, ja Google’i dokumendid saavad neid kohapeal muuta. Teisendage valikuliselt, pärast migratsiooni, failid, mida meeskonnad tõesti koos muudavad.
Seotud artiklid
- Kuidas viia failid jagatud draivile, lõhkumata linke ja ligipääsu
- Migratsioon Microsoft 365-st Google Workspace’i: mida tegelikult oodata
- Google Workspace’i migratsiooniteenus
Planeerite üleminekut jagatud draividele? Kaardistame kõigepealt omandi ja õigused, teeme piloodi ühe meeskonnaga ja kontrollime pärast üleviimist kokkulepitud ligipääsu. Registreeruge tasuta 30-minutilisele auditile või helistage +371 22 30 50 90.
