Sisukord
Igal ettevõttel on info@. Ja peaaegu igas ettevõttes töötab see halvasti: kas ei vasta keegi, sest kõik arvavad, et vastab keegi teine, või vastavad kaks inimest korraga ja klient saab kaks erinevat vastust.
Google Workspace pakub selleks kaht eri lahendust: Google’i gruppi või delegeeritud Gmaili postkasti. Halduskonsoolis (Admin console) nähtav kolmas tee, “jagatud postkast”, on tegelikult teise variandi administraatoriversioon. Valik on olulisem, kui tundub, sest ainult ühes variandis on näha, kes kirjaga juba tegeleb.
1. Google’i grupp (tasuta ja sageli piisav)
Looge grupp info@teiedomeen.ee ja lülitage grupi seadetes sisse Collaborative Inbox (koostööpostkast). Kirjad jõuavad gruppi, meeskonnaliikmed saavad need endale või kolleegile määrata, lahendatuks märkida ja näha, kes millega tegeleb. Vestluste määramine on just selle variandi eripära; delegeeritud postkastis seda ei ole. Google’i kirjeldus: Make a group a Collaborative Inbox.
Kolm seadet, ilma milleta grupp info@ aadressina ei tööta:
- Kes võib grupile kirjutada: tuleb lubada “Anyone on the web”, muidu lükatakse väljastpoolt tulevad klientide kirjad tagasi.
- Vestluste ajalugu: peab olema sisse lülitatud, muidu kirjad üksnes edastatakse liikmetele ja gruppi ei jää midagi alles.
- Kes näeb vestlusi: piirake grupi liikmetega, et klientide kirjavahetus ei oleks nähtav kogu domeenile.
Et vastata info@ aadressilt, mitte oma nimel, lisab iga liige oma Gmaili seadetes jaotises “Send mail as” grupi aadressi; Workspace’i kasutajatel ei ole grupi aadressi puhul tavaliselt lisakinnitust vaja.
- Eelis: ei maksa midagi. Grupp ei ole kasutaja, seega litsentsi vaja ei ole. Ja see on kahest võimalusest ainus, kus on näha, kes vastab.
- Puudus: kirjade määramine toimub Google Groupsi veebilehel, mitte Gmailis, ja meeskond peab selle eraldi liidese selgeks õppima.
Sobib meeskondadele, kes saavad mõne kirja päevas ja kellele on oluline näha, kes millise kirja juba enda peale võtnud on.
2. Delegeeritud postkast (parim igapäevane kasutuskogemus)
Looge tavaline kasutaja info@ ja delegeerige juurdepääs töötajatele: postkasti Gmaili seadetes jaotises Accounts, “Grant access to your account”. Töötajad avavad postkasti, klõpsates Gmaili veebiliideses üleval paremas nurgas oma profiilipildil ja valides kontomenüüst delegeeritud konto; see avaneb eraldi vahekaardil. Vastused lähevad välja info@ aadressilt ja saaja näeb, milline töötaja need saatis.
- Eelis: see on päris Gmail koos filtrite, otsingu, siltide ja rämpspostikaitsega. Inimesed kasutavad seda ilma koolituseta.
- Puudus: maksab ühe litsentsi. Delegeerimine ei näita, kes juba vastab, nii et topeltvastus on endiselt võimalik. Gmaili mobiilirakenduses jõuab juurdepääs delegeeritud kontodele kasutajateni järk-järgult ega ole veel kõigile kättesaadav; telefonis arvestage Gmaili veebiversiooniga.
Sobib enamikule väikestele ja keskmistele ettevõtetele. Üks litsents on odav hind selle eest, et süsteemi kasutavad kõik.
3. Halduskonsooli “jagatud postkast”: seesama delegeeritud konto
Google on halduskonsooli lisanud töövoo Create a shared inbox: administraator loob ühe sammuga kasutaja ja annab töötajatele delegeeritud juurdepääsu. Tulemus on seesama delegeeritud postkast, mida kirjeldasime teises variandis, ainult seadistatud keskselt, mitte postkastist endast. Kirjade määramist seal ei ole; see on endiselt ainult Google’i gruppides. Google’i kirjeldus: Create a shared inbox.
Kaks märkust. Esiteks on töövoog saadaval Business Starteri, Standardi ja Plusi plaanides ja jõuab kasutajateni järk-järgult; kui te seda halduskonsoolis ei näe, looge kasutaja ja delegeerimine käsitsi, tulemus on sama. Teiseks kulutab see litsentsi nagu iga teine kasutaja; enne loomist kontrollige, kas tellimuses on vaba litsents, muidu ilmub tasu järgmisele arvele.
Kui Gmailist enam ei piisa
See piir ei ole Google’i dokumenteeritud arv, vaid meie orienteeruv lävend. Kui meeskond käsitleb umbes 40 või rohkem kliendikirja päevas või kui iga kirja jaoks on vaja vastutajat, vastamistähtaega ja ülevaadet sellest, kui kaua kliendid ootavad, ei lahenda seda hästi ükski Gmaili konfiguratsioon. Siis on vaja päris kasutajatoe süsteemi (helpdesk) piletite, tähtaegade ja ajalooga. Gmail on e-posti klient, mitte CRM, ja katse teha sellest CRM lõpeb tavaliselt filtrite ja siltide kaosega.
Mida tuleb teha igal juhul
- Ühine vastamisaadress. Kui töötaja vastab oma isiklikult kontolt, kaob vestlus meeskonna silme alt.
- SPF, DKIM ja DMARC. Jagatud aadressi kirjad satuvad eriti sageli rämpsposti, kui autentimine on poolik. Vaadake e-posti autentimise artiklit.
- Ühine allkiri. Ettevõtte nime ja telefoninumbriga, mitte inimese nimega, kes enam ettevõttes ei tööta.
- Juurdepääsude ülevaatus. Kui töötaja lahkub, eemaldage ta grupist või tühistage delegeerimine samal päeval; delegeeritud juurdepääs iseenesest ei kao.
Kui jagatud postkast on vaid üks küsimustest, kuulub selle haldamine meie hallatud IT-teenuste hulka.
Soovite, et info@ saaks korralikult käsitletud? Aitame valida grupi, delegeeritud postkasti ja helpdeski-tööriista vahel, seadistame juurdepääsud ja saatmise ning testime koos meeskonnaga. Registreeruge tasuta 30-minutilisele auditile või helistage +371 22 30 50 90.
