Sisukord
Töötaja lahkub reedel. Esmaspäeval kustutab keegi tema konto, “kord peab ju majas olema”. Teisipäeval selgub, et talle kuulus klientide pakkumiste kaust, iganädalane koosolek suurima kliendiga, info@ grupi seadistused ja skript, mis saatis igal hommikul aruande. Osa sellest ei ole enam taastatav.
See on üks sagedasemaid vigu, mida näeme, ja üks kallimaid. Õige järjekord on selline:
Miks just selline järjekord
- Kõigepealt otsus, siis tegevus. Keegi, kellel on selleks õigus, määrab hetke, mil ligipääs lõpeb, kes võtab üle posti ja failid ning kui kaua neid hoitakse. Ilma selle ühe lauseta laguneb ülejäänud nimekiri laiali: konto kustutatakse liiga vara või ripub aastaid.
- Ligipääs kokkulepitud hetkel, ja täielikult. Enamik andmelekkeid ei juhtu häkkimise, vaid unustatud ligipääsude tõttu. Parooli vahetus, kõigist seanssidest väljalogimine, rakenduste paroolide, OAuth-ligipääsude ja varukoodide tühistamine: see kõik võtab halduskonsoolis (Admin console) 15 minutit. Kaheastmelise kinnitamise lähtestamine üksi ligipääsu ei blokeeri, see eemaldab ainult teise teguri. Kui soovite üht toimingut, mis blokeerib sisselogimise ja säilitab andmed, peatage konto, aga pidage meeles, et peatatud konto tarbib endiselt litsentsi.
- Failid ja protsessid enne kustutamist. “My Drive’i” failid kuuluvad inimesele. Konto kustutamisel pakub Google neid üle kanda, aga ainult kõiki koos ühele saajale, mitte kaustade kaupa. Kandke üle sihipäraselt, kuni konto veel olemas on, ja kontrollige, et saaja neid tõesti avab. Sama kehtib Apps Scripti skriptide kohta: installitavad päästikud on seotud kasutajaga ja pärast kustutamist lakkavad need lihtsalt töötamast, faili uus omanik neid isegi ei näe.
- E-post tähtajaga, mitte igavesti. Edasisuunamine või delegeerimine ülevõtjale on töövajadus ja sellel peab olema kirja pandud põhjus ja lõppkuupäev, mis määratakse juba 1. sammus (sageli piisab ühest kvartalist). Pärast seda saab aadressi muuta grupiks, kui kliendid sellele endiselt kirjutavad.
Kustutada, peatada või arhiveerida?
| Variant | Hind | Millal valida |
|---|---|---|
| Kustutada konto | Litsents vabaneb. Paindlikus plaanis lõpeb tasu järgmisest kuust, aastaplaanis jääb tasutud litsentside arv lepingu lõpuni | Kui andmed on üle kantud, kontole ei kehti Vaulti hoide ja ajalugu ei pea säilitama. Kustutamise saab tagasi võtta 20 päeva jooksul, aga see ei ole põhjus kustutada enne kontrolli |
| Peatada (suspend) | Litsentsi täishind | Ainult lühiajaliselt: vaidlusolukorras, üleminekuperioodil, kuni toimuvad 3.-6. samm |
| Archived User litsents | Osa täislitsentsist | Kui e-kirjad ja failid tuleb säilitada õiguslikel või ajaloolistel põhjustel. Arhiveeritud konto ei ole aktiivne postkast: sinna ei saa sisse logida ja uusi kirju see ei saa |
Suurim summa, mille litsentsiauditites leiame, peitub just siin: lahkunud töötajate kontod, mis on aastaid “peatatud” täishinnaga. Archived User maksab märgatavalt vähem, ja kui andmed on üle kantud ja säilituskohustust ei ole, ei ole litsentsi üldse vaja. Üks nüanss: kui litsentsid on ostetud aastaplaanis, sobib vabanenud litsents lepingu lõpuni järgmisele töötajale, aga arvet see kohe ei vähenda.
Kui lahkuja oli administraator
Eraldi lugu oma lõksudega, superadministraatori õiguste ülevõtmisest kuni taastamis-e-posti ja -telefoni vahetamiseni. Sellest oleme kirjutanud eraldi: kuidas superadministraatori ligipääs tagasi saada.
Veel üks põhjus, miks failid peavad elama jagatud draividel, mitte isiklikel: siis ei ole suuremat osa 5. sammust üldse vaja.
Kui seadmed oleksid olnud registreeritud seadmehalduses, oleks 3. samm üks toiming halduskonsoolis, mitte kõned lahkujale palvega arvuti ära tuua.
Lihtsaim lahendus
Klientidele, kellel on hallatud IT-teenused, on see nimekiri standardprotseduur: üks e-kiri lahkumiskuupäevaga ja sammud toimuvad kokkulepitud järjekorras.
Soovite, et töötaja lahkumisega ei läheks midagi kaotsi? Kooskõlastame ligipääsud, ettevõtte andmete üleandmise ja litsentsiotsused ühe kinnitatud kontrollnimekirja järgi. Broneerige tasuta 30-minutiline audit või helistage +371 22 30 50 90.
