Sisukord
Kui koondada küsimused, mida Google Workspace’i administraatorid avalikes foorumites esitavad, on üks suure ülekaaluga esikohal: kuidas viia failid isiklikust “My Drive’ist” jagatud draivi, ilma midagi ära lõhkumata. Ja umbes kolmandik küsijatest vastust ei saa.
Miks see üldse oluline on
Failil “My Drive’is” on omanik – inimene. Kui inimene lahkub ettevõttest ja konto kustutatakse, lähevad failid temaga kaasa, kui administraator ei ole enne kustutamist nende omandiõigust teisele kasutajale üle andnud. See samm unustatakse sageli, ja siis on juba hilja. Jagatud draivi (Shared Drive) omanik on organisatsioon. Inimesed tulevad ja lähevad, failid jäävad.
Seepärast jõuab iga ettevõte varem või hiljem selle kolimiseni. Ja just siin on lihtne midagi ära rikkuda.
Mis juhtub linkidega
Hea uudis: faili ID ei muutu. Faili jagatud draivi teisaldamisel jääb link samaks. Dokumendid, kuhu on lisatud link sellele failile, töötavad edasi.
Halb uudis: juurdepääs tuleb eraldi üle kontrollida. Pärast teisaldamist pääsevad failile ligi jagatud draivi liikmed vastavalt oma rollile. Otse failile antud õigused tavaliselt säilivad, kuid õigused, mille inimene oli pärinud varasemast “My Drive’i” kaustast, kaasa ei tule. Lisaks kehtivad jagatud draivi ja organisatsiooni piirangud, näiteks väliste kasutajatega jagamise keeld. Inimene, kellel oli juurdepääs “My Drive’i” kaudu, võib selle kaotada, isegi kui link töötab.
Tulemus näeb välja nagu katkine link, kuid tegelikult on see õiguste probleem. Sellest tuleb peaaegu kõik kaebused. Kontrollige eriti neid, kes said juurdepääsu kausta kaudu, ja väliseid koostööpartnereid.
Õige järjekord
- Looge jagatud draiv ja lisage liikmed enne teisaldamist. Mitte pärast. Kui teisaldate failid enne, kaotavad inimesed kohe juurdepääsu ja hakkavad helistama.
- Pange kirja, kellel praegu on juurdepääs. Enne teisaldamist fikseerige, millistel inimestel ja millistel välistel aadressidel on juurdepääs kõige olulisematele kaustadele. Pärast teisaldamist on see nimekiri teie kontrollnimekiri.
- Kontrollige, kes on omanik. Oma faile saate ise teisaldada jagatud draivi, kus olete vähemalt kaastööline (Contributor). Kolleegile kuuluvaid faile saab redaktor teisaldada ainult siis, kui administraator on selle halduskonsooli (Admin console) Drive’i seadetes lubanud. Failid, mille omanik on väljaspool organisatsiooni või on juba lahkunud, tuleb eraldi üle võtta.
- Alustage pilootkaustast. Teisaldage üks kaust ühele meeskonnale, oodake mõni päev ja koguge kaebused kokku. Alles siis võtke ette ülejäänu. Kaustade teisaldamine säilitab struktuuri ja lihtsustab tulemuse kontrollimist, kuid selleks on vaja jagatud draivi halduri (Manager) rolli ja administraatori luba; kaustas olevad failid, mille omanik on keegi teine, võivad jääda vanasse kohta, seega kontrollige pärast teisaldamist, kas kaust on tühi.
- Ärge kasutage “Add shortcut”. Otsetee viitab originaalile, kuid ei muuda selle asukohta ega omanikku. Aasta pärast ei mäleta keegi, kus originaal on, ja kui omanik lahkub, viib otsetee tühjusse.
- Pärast teisaldamist kontrollige tavakasutaja kontoga, mitte administraatori kontoga. Administraatoriõigused halduskonsoolis ei anna automaatselt juurdepääsu igale failile ja administraatori vaade ei näita, mida näeb tavaline töötaja. Võrrelge tulemust 2. punkti nimekirjaga.
Lõksud, kuhu astub peaaegu igaüks
- Failid väliste kaastöölistega. Jagatud draivis võib väline juurdepääs olla keelatud organisatsiooni poliitika või draivi enda seadetega. Failid liiguvad, partner kaotab juurdepääsu.
- Google Formsi vastused. Vormid, mis kirjutavad vastused Sheetsi faili, tasub pärast teisaldamist ükshaaval üle kontrollida: saatke testvastus ja veenduge, et see jõuab tabelisse.
- Failid, mis ei ole Google’i vormingus. PDF-id, ZIP-id ja videod liiguvad probleemideta, ainult pidage meeles, et need võtavad ühisest salvestusruumist ruumi; kui seda hakkab nappima, vaadake salvestusruumi artiklit.
- Limiit. Ühes jagatud draivis tohib olla kuni 500 000 üksust, ja arvesse lähevad ka kaustad, otseteed ja prügikastis olevad failid. See on range piirang, mitte ligikaudne siht. Suure arhiivi viimine ühte draivi on halb mõte – jagage see osakondade või projektide kaupa.
Kui maht on suur
Mõne tuhande faili teisaldamiseks piisab Drive’i veebiliidesest. Kümnete tuhandete puhul on juba vaja Google Workspace Migrate’i või Drive API skripte, ja siis hoidke kindlasti alles vigade aruanne: millised failid jäid teisaldamata ja miks. See on koht, kus viga maksab kallilt, sest tagasi pöörata ei ole lihtne.
Failistruktuur ja õiguste mudel on osa Google Workspace’i juurutusest. Kui kolite muult serverilt või Microsoft 365-st, vaadake migratsiooni ilma seisakuta.
Kontrollitud Google Drive’i dokumentatsiooni järgi 2026-09-10.
Plaanite üleminekut jagatud draividele? Korrastame kõigepealt omandi- ja juurdepääsuõigused, katsetame ühe meeskonnaga ja kontrollime pärast teisaldamist kokkulepitud juurdepääsud üle. Registreeruge tasuta 30-minutilisele auditile või helistage +371 22 30 50 90.
