Sisukord
Ühel päeval teatab Drive, et ruum on otsas, või lõpetab Gmail uute kirjade vastuvõtmise. Tavaliselt juhtub see kõige ebasobivamal hetkel. Hea uudis: enamiku ruumist saab tavaliselt tasuta vabastada ja juurde osta on mõtet alles pärast korrastamist. Märkus: kui Gmail keeldub ainult manusest, on põhjus sagedamini manuse suurus (Gmaili piir on 25 MB), mitte salvestusruum.
Kuidas salvestusruum töötab
Google Workspace’i salvestusruum on kogu ettevõttel ühine (pooled): iga litsents toob oma osa ühisesse mahtu ja seda kasutavad kõik koos. Ruumi tarbivad Gmail, Drive (ka jagatud draivid) ja Photos.
| Plaan | Salvestusruum ühe kasutaja kohta |
|---|---|
| Business Starter | 30 GB |
| Business Standard | 2 TB |
| Business Plus | 5 TB |
Näiteks 10 inimesega ettevõttel on Standard-plaanis kokku 20 TB. Hinnad ja plaanide erinevused on meie litsentside lehel.
Teade ruumi kohta võib tähendada kolme eri piiri ja igaühel on oma lahendus:
- Organisatsiooni kogukvoot: kõigi litsentside summa. Seda muudab ainult kustutamine, litsentside arv või plaan.
- Kasutaja limiit: administraator saab halduskonsoolis (Admin console) määrata, kui palju kogukvoodist tohib üks kasutaja kasutada. Kui ühel inimesel on ruum otsas, aga ettevõttel tervikuna jätkub, on tõenäoliselt saavutatud see limiit ja seda saab kohandada.
- Jagatud draivi limiit: draivi failid lähevad kogukvoodi arvesse, aga ühel draivil on ka oma piirang: 500 000 üksust (failid, kaustad, otseteed, kaasa arvatud prügikast).
Kust vaadata
Halduskonsooli jaotises Storage on näha, kui palju ruumi on hõivatud kokku, teenuste, kasutajate ja jagatud draivide kaupa. Tavaliselt on pilt sama nagu kõigil teistel: paar inimest videofailidega hõivavad poole kõigest.
Mida teha ja mis järjekorras
Peamine põhimõte: andmete ümberpaigutamine aitab neid hallata, aga ruumi vabastab ainult kustutamine või viimine väljapoole Google Workspace’i. Faili tõstmine My Drive’ist jagatud draivile samas ettevõttes hõivatud mahtu ei muuda.
- Leidke suurimad kasutajad Storage’i ülevaatest ja suurimad failid: Drive’i jaotises Storage on failid suuruse järgi sorteeritud. Videod ja vanad ekspordid on tavaliselt peamised süüdlased.
- Tühjendage prügikast, aga vaadake kõigepealt, mis seal on. Kustutatud failid Drive’i ja Gmaili prügikastis hõivavad ruumi edasi 30 päeva. Tühjendada saab kohe, kuid pärast seda saab faile taastada ainult administraator ja ainult piiratud aja jooksul, seega kontrollige, et prügikastis ei ole midagi, mida ettevõte peab säilitama.
- Korrastage lahkunud töötajate andmed. Peatatud konto hõivab edasi nii ruumi kui ka litsentsi. Vajalikud failid tõstke jagatud draivile (see ruumi veel ei vabasta), mittevajalikud kustutage ja seejärel kustutage konto: ruumi vabastab just kustutamine. Kui pärast seda litsentsi eemaldate, väheneb kogukvoot selle litsentsi osa võrra, seega vaadake litsentside arv üle koos salvestusruumiga. Kogu protsess on meie sulgemise kontrollnimekirjas.
- Vaadake üle jagatud draivid. Vanad projektid, mida keegi ammu ei puutu, hoiavad sageli sadu gigabaite. Kui andmeid on vaja ainult “igaks juhuks”, eksportige need arhiivi väljaspool Workspace’i ja kustutage draiv.
- Alles siis ostke. Kui pärast korrastamist ruumi tõesti napib, on kaks teed: järgmine plaan või lisasalvestusruum eraldi. Kumb on odavam, sõltub litsentside arvust ja puuduvast mahust: väikesele ettevõttele suure arhiiviga sobib sageli lisasalvestusruum, ettevõttele, kes saab kasu ka Standardi või Plusi funktsioonidest, plaani vahetus. Aitame selle teie arvude põhjal välja arvutada.
Üks hoiatus
Ärge kunagi lahendage ruumipuudust nii, et lasete töötajatel tööfaile isiklikel kontodel hoida. Ruumi see annab, aga failid ei kuulu enam ettevõttele. Kui salvestusruumi küsimus on seotud kuludega tervikuna, on abiks ka artikkel Workspace’i kulude vähendamisest.
Aitame korrastada
Salvestusruum täis ja pole selge, mida koristada, arhiveerida või osta? Võrdleme kasutust litsentsidega ja anname kuluvariandid. Broneerige tasuta 30-minutiline audit või helistage +371 22 30 50 90.
