Sisukord
Google Workspace on mittetulundusühingutele tasuta. Google märgib, et taotluse läbivaatamine võtab tavaliselt 2-14 tööpäeva. Praktikas käivad organisatsioonid sageli nädalaid ringiratast: verifitseerimine ei õnnestu, olek ei muutu ja toe vastus on link samale lehele, mis on juba läbi loetud.
Kus protsess kõige sagedamini kinni jääb
Enamik kinnijäämisi saab alguse ühest neljast kohast.
1. Organisatsioon ei kvalifitseeru või dokumendid ei klapi
Google’i abikõlblikkuse juhistes on Eesti puhul nimetatud mittetulundusühingud, sihtasutused ja usulised ühendused, mis vastavad programmi üldtingimustele. Tulumaksusoodustusega ühenduste nimekirja kuulumine ei ole ainus tee, seega ärge loobuge ideest ainult sellepärast, et teid selles nimekirjas ei ole. Kontrollige kehtivaid kriteeriume Google’i riigipõhisel abikõlblikkuse lehel, enne kui hakkate dokumente koguma. Programmis ei saa osaleda riigi- ja omavalitsusasutused, haridusasutused ega raviasutused.
Kaks sagedast viga dokumentides: juriidiline nimi taotluses ei ühti täht-tähelt äriregistri kandega ja taotlust esitav isik ei suuda tõendada oma seost organisatsiooniga. Verifitseerimispartner küsib mõlemat: registriandmeid ja kinnitust, et taotleja esindab organisatsiooni.
2. Verifitseerimine Goodstacki juures ei ole lõpule viidud
Google ise mittetulundusstaatust ei kontrolli, seda teeb praegune verifitseerimispartner Goodstack. See kontroll on osa Google for Nonprofitsi konto taotlusest ja alles pärast selle kinnitust saab aktiveerida Google Workspace’i ja teised programmi tooted. Kui kontroll ei ole lõpule viidud, jääb Workspace’i aktiveerimine lihtsalt seisma, sageli ilma selge põhjenduseta. Kui saate keeldumise, selgitage kõigepealt Google for Nonprofitsi kontos välja konkreetne põhjus ja parandage see; identse taotluse uuesti esitamine ei aita.
3. Domeeni omandiõigus ei ole tõendatud
Google nõuab tõendust, et domeen kuulub teile, tavaliselt TXT-kirje lisamisega DNS-i. Kaks tüüpilist viga: kirje lisatakse valesse kohta (näiteks domeeni registripidaja juurde, kuigi DNS-i teenindab tegelikult teine teenus) või oodatakse kohest vastust. DNS-muudatused võivad levida kuni 72 tundi ja korduv verifitseerimise käivitamine protsessi ei kiirenda.
4. Organisatsioonil ei ole kodulehte
Verifitseerimisel aitab tavaliselt avalikult kättesaadav veebileht teie domeenil, kus on näha organisatsiooni nimi, tegevuse eesmärk ja kontaktandmed. Kui veebilehte ei ole, piisab sageli lihtsast üheleheküljelisest saidist, aga see ei ole garantii: verifitseerimispartner võib küsida lisadokumente. Veebileht peab olema võrgus enne taotluse esitamist.
Praktiline järjekord, mis töötab
- Kontrollige Google’i antud Eesti abikõlblikkuse kriteeriume ja valmistage ette registridokumendid täpse juriidilise nimega.
- Registreerige domeen organisatsiooni nimele (mitte mõne töötaja erakontole) ja avaldage sellel domeenil lihtne veebileht.
- Esitage Google for Nonprofitsi konto taotlus. Goodstacki verifitseerimine toimub selle taotluse raames; oodake ära kinnitus.
- Registreerige Google Workspace’i konto organisatsiooni domeeniga ja verifitseerige domeen TXT-kirjega. Kui Workspace’i konto on juba olemas, jätke see samm vahele.
- Aktiveerige Google for Nonprofitsi kontos Google Workspace for Nonprofits, märkides verifitseeritud domeeni.
Järjekord on oluline. Enamik “verifitseerimisringe” tekib sellest, et samme tehakse paralleelselt või vales järjekorras: Workspace’i aktiveerimist proovitakse, kui organisatsioon ei ole veel kinnitatud või domeen ei ole veel verifitseeritud.
Kolm asja, mida tasub teada
- Tasuta väljaanne ei ole piiramatu. Google Workspace for Nonprofits on mõeldud organisatsioonidele, kus on kuni 2000 kasutajat. Suurematele organisatsioonidele ning neile, kes vajavad tasuliste väljaannete funktsioone (suurem salvestusruum, Vault, täiendavad turvakontrollid), pakub Google tasulisi väljaandeid mittetulundusühingutele olulise soodustusega.
- Olemasolev tasuline Workspace’i konto ei ole takistus. Kui organisatsioon juba maksab Workspace’i eest, saab pärast Google for Nonprofitsi kinnitust sama konto üle viia mittetulundusväljaandele, mitte luua uut. Kui tellimust haldab Google’i partner (edasimüüja), selgitage üleviimise kord enne temaga välja.
- Ärge looge uut kontot, kui protsess kinni jääb. Teine konto samal domeenil tekitab konflikti, mida on hiljem raskem lahendada kui algset probleemi. Sama kehtib teise domeeni kohta: mittetulundusväljaandes on lisadomeeni lisamine tasuta, ja kuidas valida aliase ja sekundaarse domeeni vahel, vaadake eraldi artiklist.
Seotud: pärast kinnitust järgneb Google Workspace’i juurutamine, kasutajate struktuur, jagatud draivid ja turvapoliitikad. Plaanide ja kulude kohta vaadake litsentse ja hindu.
Millal tasub partner kaasata
Litsentsid ise on mittetulundusühingule tasuta ja taotluse saab esitada ainult organisatsioon ise. Partner ei saa seda teie eest teha, aga saab enne esitamist kontrollida abikõlblikkust ja dokumente, korrastada domeeni ja DNS-i ning pärast kinnitust keskkonna seadistada: kasutajate struktuuri, jagatud draivid ja turvaseadistused. See on tasuline juurutustöö, mida ei tohi segi ajada litsentside endiga. FreeIT on Google Cloudi partner Baltimaades alates 2012. aastast ja on selle tee mittetulundusühingutega korduvalt läbi käinud.
Seotud artiklid: Kaalute Google Workspace’ist loobumist? · Kuidas saada Google Workspace’i tuge
Juhite mittetulundusühingut ja soovite Workspace’i õigesti seadistada? Kontrollime abikõlblikkust, aitame taotlusega ja seadistame pärast kinnitust keskkonna. Broneerige tasuta 30-minutiline audit või helistage +371 22 30 50 90.
