Sisukord
Tehniliselt on migratsioon Microsoft 365-lt Google Workspace’i lahendatud ülesanne. Google’i halduskonsooli (Admin console) tööriist Data import (varem Data Migration Service) viib üle Exchange Online’i posti, kalendrid ja kontaktid ning see töötab hästi, kui kontod ja õigused on eelnevalt ette valmistatud.
Siiski kipuvad projektid viltu minema. Põhjus ei ole peaaegu kunagi üleviimise tööriist ise.
Mis liigub üle kergesti
- E-post. Ajalugu, kaustad, manused. Aeglaselt, aga stabiilselt. Toetamata Exchange’i üksused jäävad allikasse, seega võrrelge piloodis kirjade arvu kaustade kaupa.
- Kalendrid. Kaasa arvatud korduvad sündmused ja osalejad. Manused ja jagamisõigused liiguvad üle erinevalt, kontrollige piloodis.
- Kontaktid. Isiklikud kontaktid liiguvad üle; jagatud aadressiraamatud tuleb eraldi planeerida.
- Outlooki reeglid. Imporditakse Gmaili filtritena, aga erinevustega: mitte igal Outlooki tingimusel ei ole Gmaili poolel vastet. Pärast importi tuleb filtrid üle vaadata.
Mis ei liigu üle üks ühele, ja mida sellega teha
- Excel makrode, Power Query ja keerukate mudelitega. Need Exceli funktsioonid tuleb enne üleminekut eraldi hinnata, Sheets neid ei asenda. Lahendus: jätke need Exceli failidena Drive’i keskkonda ja hoidke finantsmeeskonnale mõned Microsofti litsentsid. See ei ole kaotus, see on mõistlik kompromiss, kui litsentsikulud on teada ja failidel on nimeline omanik.
- OneDrive’i ja SharePointi failid. Eraldi projekt, mitte Exchange’i impordi osa: Google Workspace Migrate või Data importi tööriist olenevalt allikast ja mahust. Office’i vormingud avanevad Drive’i keskkonnas, aga SharePointi õigused ja lingid failides tuleb pärast üleviimist kontrollida.
- Jagatud postkastid (shared mailboxes). Vastendatakse Gmaili kontole või Google’i grupile; valige mudel enne importi, vaadake jagatud postkasti artiklit.
- Outlookiga integreeritud programmid. Valdkonnatarkvara, mis “saadab Outlookist”, võib lakata töötamast. Seda tuleb kontrollida enne migratsiooni, mitte pärast.
Plaan ühes tabelis
| Andmeallikas | Tööriist | Mis ei liigu üle | Vastuvõtutest |
|---|---|---|---|
| Exchange Online’i post | Data import (halduskonsool) | Toetamata üksused, osa reegleid | Kirjade arv kaustade kaupa ühtib |
| Kalendrid, kontaktid | Data import | Osa manuseid ja jagamisõigusi | Korduvad sündmused on Calendaris näha |
| OneDrive, SharePoint | Google Workspace Migrate või Data import | Makrod, keerukad õigused, lingid failides | Õigused valimis failides on õiged |
| Jagatud postkastid | Vastendamine Gmailile või grupile | Outlooki-spetsiifilised seadistused | Testkiri jõuab kõigini |
| Integratsioonid | Tootja juhend | Outlooki COM-lisandmoodulid | Saatmine programmist töötab |
Kus tekib seisak
Kõige riskantsem hetk on MX-kirjete ümberlülitamine. Kui see on õigesti ette valmistatud, on seisak praktikas minutid, mitte päevad: post hakkab saabuma Google’i poolel, kuni vana keskkond veel töötab, ja lõppsünkroonimine kannab üle lähtekeskkonda jäänud muudatused.
Kui see on valesti ette valmistatud, põrkavad kirjad tagasi või jõuavad vanasse serverisse, mida keegi enam ei vaata. Seepärast ei ole DNS-muudatused koht improviseerimiseks. Enne ümberlülitamist peavad SPF-, DKIM- ja DMARC-kirjed valmis olema, sellest oleme kirjutanud siin. Pärast ümberlülitamist saatke testkirjad mõlemas suunas: väljastpoolt teie domeenile ja Google’i kontolt välisele aadressile.
Mida tööriist ei lahenda: identiteetide vastendamine (igale postkastile ette valmistatud Google’i konto õige aadressiga), API kvoodid suurte mahtude puhul ja postiprogrammide ümberseadistamine seadmetes.
Tagasipöördumisplaan ja vana keskkonna sulgemine
Kuni MX-kirjed ei ole ümber lülitatud, on tagasipöördumine triviaalne: vana keskkond töötab, Google’i poolel on koopia. Seepärast lülitage MX ümber alles siis, kui pilootgrupp on Google’i keskkonnas mõned päevad töötanud ja vastuvõtutestid on läbitud.
Ärge tühistage Microsoft 365 litsentse ümberlülitamise päeval. Vana keskkond jääb loetavaks, kuni on täidetud kolm kriteeriumi: lõppsünkroonimine on lõpetatud ja kontrollitud, kuulõpu protsessid on Google’i keskkonnas läbi käinud, finantsmeeskonna Exceli failid on seal, kus nad peavad olema.
Illustratiivne ajakava
Kasutajate arv üksi tähtaega ei määra. Need arvud eeldavad tüüpilisi postkaste ja mitte rohkem kui paari integratsiooni; suured arhiivid ja valdkonnatarkvara nõuavad kauem.
- 10-30 kasutajat: nädal ettevalmistustöid, ümberlülitamine nädalavahetusel ja nädal tugevdatud tuge pärast seda.
- 30-150 kasutajat: kaks kuni kolm nädalat kokku, lainete kaupa.
- 150+: kõigepealt pilootgrupp, mitte kunagi kõik korraga.
Posti ajalugu liigub üle taustal ja võib jätkuda veel päevi pärast ümberlülitamist. See on normaalne, inimesed juba töötavad.
Kõige raskem osa ei ole tehniline
Kõige raskem on inimestega, kes on kümme aastat Outlooki kasutanud. Esimesel nädalal saate küsimusi, et “kõik on teisiti”, ja enamasti ei ole see viga, vaid harjumuste muutus.
Mis aitab: üks tund koolitust enne ümberlülitamist, üks inimene igas osakonnas, kes teab natuke rohkem, ja selge sõnum juhtkonnale, et esimesed kaks nädalat on aeglasemad.
Millal partner kaasata
Kui teil on alla 20 kasutaja, ei ole Outlooki integratsioone ja keegi ei kasuta Exceli makrosid, saab seda ise teha. Alustage Google’i nimekirjast, mida Exchange Online’i import üle viib.
Kui inimesi on rohkem, integratsioone on olemas või lihtsalt ei ole aega eksida: teeme seda regulaarselt alates 2012. aastast.
Viite posti ja faile Google Workspace’i üle? Hindame lähteandmed, teeme piloodi, kooskõlastame ülemineku ja kontrollime seejärel kokkulepitud andmed ja ligipääsud. Broneerige tasuta 30-minutiline audit või helistage +371 22 30 50 90.
