Sisukord
“Google tõstis jälle hinda.” See on üks sagedasemaid kaebusi kogu Workspace’i kogukonnas ja sellele järgneb tavaliselt küsimus: kas üldse tasub jääda?
Võib-olla ei tasu. Aga enne kui vajutate “tühista”, on kolm asja, mida inimesed saavad teada liiga hilja. Ja üks, mida tasub kogu aeg meeles pidada: teenuse tühistamine ei asenda migratsiooni.
1. Aastane kohustus ei lõpe tühistamisega
Kui kasutate aastase kohustusega plaani (Annual või Fixed-Term), ei tähenda tühistamine enne tähtaega, et lõpetate maksmise. See ei ole trahv, see on lepingu järelejäänud kohustuse summa: võtsite kohustuse aastaks ja arved järelejäänud kuude eest esitatakse kuni tähtaja lõpuni. Oleme näinud ettevõtteid, kes said peaaegu tuhande euro suuruse arve ja arvasid, et see on viga. Ei olnud.
Kui kasutate Flexible-plaani, maksate kuu kaupa ja võite lahkuda igal hetkel. Kontrollige, milline plaan teil on, enne kui planeerite midagi muud: halduskonsool (Admin console), Billing, Subscriptions. Seal on näha ka uuendamise kuupäev. Aastaplaanis saab litsentside arvu vähendada ainult uuendamise hetkel, seega kui juba teate, et lahkute, lülitage automaatne uuendamine välja või vahetage plaan Flexible’iks enne seda kuupäeva, mitte pärast.
Kui ostate litsentse Google’i partneri (edasimüüja) kaudu, on teil leping partneriga, mitte Google’iga, ja tähtajad on need, mis selles lepingus kirjas. Küsige otse: “millise kuupäevani ma maksan, kui tühistan täna?”
2. Andmed kaovad. Kiiremini, kui arvate.
Tellimuse tühistamine, kasutaja kustutamine ja kogu organisatsiooni konto kustutamine on kolm eri toimingut ja igaüks neist viib andmete kustutamiseni. Ärge lootke mingile kirjutamata “taastamisperioodile” ega nupule “aitäh, et tagasi tulite”. Eeldage, et kõik, mida te ei ole enne tühistamist eksportinud ja kontrollinud, on kadunud.
Seepärast enne tühistamist eksportige kõik ja kontrollige eksporti. Ühe kasutaja jaoks sobib Google Takeout; kogu organisatsiooni jaoks on halduskonsoolis tööriist Data Export, mis ekspordib posti, Drive’i (ka jagatud draivid), kalendrid ja kontaktid ühe korraga. Suurte mahtude puhul võtab see päevi ja valmis arhiiv on allalaadimiseks saadaval piiratud aja, seega alustage sellest, ärge jätke seda viimaseks.
Kontroll on kohustuslik: avage mõned eksporditud postkastid ja failid, ärge piirduge arhiivi suuruse vaatamisega. Tühi või osaline eksport tuleb tavaliselt välja siis, kui on juba hilja.
Veel üks asi, mis sageli ununeb: töötajad logivad Google’i kontoga sisse ka teistesse tööriistadesse (“Sign in with Google”, SSO raamatupidamis-, CRM- või projektijuhtimissüsteemi). Kui kontod kaovad, kaob ka see ligipääs. Koostage nende rakenduste nimekiri ja seadistage igaühele enne tühistamist teine sisselogimisviis. Kui soovite kontod ainult sisselogimise jaoks alles jätta, kaaluge Cloud Identityt, aga ka see on teadlik otsus, mitte kõrvalmõju.
3. Domeen ja e-post
Kui ostsite domeeni omal ajal Google’i kaudu, on see nüüd teise registripidaja juures. Veenduge, et teil on töötavad ligipääsuandmed registripidaja ja DNS-halduse kontole, mitte ainult endise administraatori nimi. Ja pidage meeles: hetkel, mil Workspace lõpeb, lakkab teie domeeni e-post töötamast, kui MX-kirjed viitavad endiselt Google’ile.
Seepärast on järjekord selline: uus postiteenus seadistatud, MX-kirjed ümber lülitatud, testkiri väliselt saatjalt saadetud ja kätte saadud, ja alles siis Workspace tühistatud. Mitte vastupidi.
Aga võib-olla ei ole probleem Google
Enne kui kolite, kontrollige, kas maksate selle eest, mida kasutate:
- Endised töötajad. Peaaegu igas keskkonnas, mida oleme auditeerinud, on aktiivsed litsentsid inimestel, kes lahkusid aasta tagasi. Konto saab arhiveerida või andmed üle anda ja konto kustutada, ja mõlemad variandid on odavamad kui täislitsents.
- Vale plaan. Paljud maksavad Business Standardi eest, kuigi kasutavad ainult posti ja Drive’i. Business Starter on märgatavalt odavam, aga enne üleminekut kontrollige kvoote: Starter annab 30 GB salvestusruumi kasutaja kohta, mitte 2 TB ühises kogumis, ja selles ei ole Meeti salvestusi. Kui see teile sobib, on üleminek puhas kokkuhoid. Plaanide võrdlus on lehel Litsentsid ja hinnad.
- Lisatasu salvestusruumi eest. Sageli piisab vanade videote ja varukoopiate koristamisest, mitte lisasalvestusruumi ostmisest; praktiline järjekord on salvestusruumi artiklis.
Ainuüksi need kolm sammu vähendavad arvet tavaliselt tuntavalt ja see on vähem valus kui migratsioon.
Kui tõesti lahkute
Loogiline sihtkoht on enamikul juhtudel Microsoft 365. Aus võrdlus on meie artiklis Google Workspace või Microsoft 365, ja jah, seal on ka põhjused, miks Microsoft võib olla õige valik.
Google One kui “odavam alternatiiv” ei ole ettevõttele tavaliselt lahendus: see on eratoode, seal ei ole halduskonsooli ega e-posti teie domeenis. Google One’il on tugi olemas, aga see on tarbijatugi, mitte domeeni haldamine.
Kas tasub rääkida?
Oleme Google’i partner ja ometi on esimene asi, mida tavaliselt ütleme: “kontrollime, mille eest te maksate”. Kui pärast seda on loobumine endiselt õige valik, ütleme seda.
Maksate vale plaani või kontode eest, mida keegi ei kasuta? Võrdleme kasutajaid, salvestusruumi ja lepingu tähtaegu ning soovitame muudatused koos nende ajastusega. Broneerige tasuta 30-minutiline audit või helistage +371 22 30 50 90.
